Seperti yang kamu ketahui, ada banyak peralatan kearsipan yang Anda perlukan untuk aktivitas penataan arsip. Nah, bagi Anda yang mempunyai ruang terbatas di kantor untuk mengarsipkan dokumen, bisa menggunakan jasa pengarsipan berikut ini https://www.crownrms.com/id/services/document-management-and-storage/file-management/.
Fungsi Peralatan Kearsipan
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau berkas penting yang disimpan untuk menjadi bukti dari suatu kegiatan. Tentunya, aktivitas yang satu ini sering terjadi pada semua lembaga, baik perusahaan ataupun sekolah. Ada banyak fungsi peralatan tersebut, berikut ini adalah fungsinya :
- Menjadi sarana penyimpanan yang aman
- Melindungi berkas penting dari segala bahaya kerusakan
- Memudahkan pencarian berkas atau bukti ketika dibutuhkan
- Mengelompokkan berkas dengan rapi.
Contoh Peralatan Kearsipan
Setelah mengenal fungsi dari peralatan manual yang akan menunjang aktivitas pengarsipan, berikut ini adalah contoh peralatannya :
- Filling Cabinet
Contoh pertama yang pastinya sering kamu temui pada berbagai kantor adalah filling cabinet. Filling cabinet ini biasanya berbentuk laci yang terbuat dari besi dan aluminium yang dapat menjaga berkas agar tidak rusak dan hilang. Filling cabinet juga memiliki berbagai bentuk, yakni yang memakai kunci dan tidak menggunakan kunci.
- Rotary
Pada bagian arsip, file atau berkas yang tersimpan tidak mungkin hanya berjumlah satu. Data-data pada sebuah lembaga yang tersimpan bisa sampai ratusan bahkan ribuan. Nah, data-data tersebut tersusun berdasarkan beberapa kategori, seperti tanggal dan ketentuan.
Demi mengurangi waktu pencarian berkas, maka berkas-berkas tersebut biasanya tersimpan dalam rotary. Rotary merupakan rak berbentuk piringan bundar yang bisa Anda putar. Sehingga, lebih mudah untuk mencari dokumen yang Anda dibutuhkan.
- Perforator
Kamu pastinya mengenal perforator sebagai pelubang kertas. Contoh peralatan kearsipan yang satu ini sesuai namanya, berfungsi untuk melubangi kertas, sehingga kertas tersebut dapat disatukan ke dalam ordner.
- Ordner
Contoh berikutnya adalah ordner. Memiliki bentuk seperti map folder, ordner sendiri lebih banyak dipilih untuk menyimpan berkas-berkas pada suatu perusahaan karena bentuknya yang lebih kuat. Selain berbahan hardcover, ordner juga memiliki kapasitas yang lebih besar jika kamu bandingkan dengan map folder kertas atau plastik biasa.
Namun, untuk menyimpan file kertas pada ordner, kamu memerlukan pelubang kertas (perforator) sehingga kertas tersebut dapat dimasukkan ke dalam penjepit ordner.
- Numerator
Peralatan penting lainnya pada bagian kearsipan adalah numerator. Sesuai namanya, numerator berfungsi sebagai pemberi nomor pada kertas secara manual. Pemberian numerator ini memiliki jumlah digit tertentu.
Peralatan Kearsipan Mana yang Pernah Kamu Lihat?
Itulah beberapa peralatan kearsipan manual yang sering dan masih terpakai sampai saat ini. Walaupun pengisian data sudah sering kamu lakukan dari database, namun peralatan manual masih dibutuhkan untuk menyimpan file nyata berupa dokumen dan sebagainya. Semoga membantu!